Política de privacidad

Última actualización: 7 de septiembre de 2026

1. Quién es responsable de tus datos

Ziki es un producto de SOCIEDAD ZEN LIMITADA (en adelante «Zenlatam», «nosotros»), con domicilio en Avenida Libertad 815, Chillán, Chile.

Para cualquier asunto relacionado con esta política, incluido el ejercicio de tus derechos, puedes escribirnos a ziki@zenlatam.com. La dirección no-reply@ziki.zenlatam.com, desde la que la plataforma envía sus avisos, no recibe correo: no la uses para contactarnos.

2. Dos situaciones distintas, y conviene no confundirlas

Ziki es una plataforma que contratan organizaciones para su propia documentación. Eso significa que tratamos datos personales en dos papeles diferentes:

Como encargados del tratamiento. Los datos que una organización cliente introduce en su instancia de Ziki —las personas de su equipo, sus contactos, lo que escriben en sus artículos— son suyos. Nosotros los alojamos y los procesamos siguiendo sus instrucciones, y no los usamos para ninguna finalidad propia. Si eres empleado o cliente de una organización que usa Ziki, el responsable de tus datos es esa organización, y es a ella a quien debes dirigir tus solicitudes en primer lugar; nosotros la asistiremos.
Como responsables del tratamiento. Los datos de nuestra relación comercial directa —quien nos escribe, quien contrata el servicio, los registros técnicos necesarios para operarlo y protegerlo— los tratamos por cuenta propia, y es de eso de lo que responde el resto de esta política.

3. Qué datos tratamos

De las personas con cuenta en la plataforma

Nombre y dirección de correo electrónico, que introduce un administrador de su organización.
Una verificación de contraseña, nunca la contraseña. Se guarda transformada con Argon2id, un algoritmo diseñado para que el valor original no pueda recuperarse — tampoco por nosotros.
Registros técnicos de la sesión y de los intentos de acceso —fecha, hora y dirección IP— necesarios para cerrar sesiones, detectar ataques de fuerza bruta y bloquear accesos repetidos fallidos.
Un registro de auditoría de las acciones realizadas sobre el contenido, para que la organización pueda saber quién publicó, modificó o aprobó cada cosa.
Si la organización activa el acceso con Google o con su propio proveedor de identidad corporativo, la dirección de correo verificada que ese proveedor nos comunica, con el único fin de emparejarla con una cuenta que ya existe. No obtenemos acceso a nada más de esa cuenta.

De quien nos escribe

Los datos que incluyas en tu mensaje. Los usamos para responderte y para el seguimiento de la conversación, y nada más.

De quien visita este sitio

Nada. Esta página del producto —ziki.zenlatam.com— no usa cookies, no ejecuta código de terceros y no lleva analítica ni píxeles de seguimiento. Puedes comprobarlo en el código fuente de la página.

4. Con qué finalidad y con qué base legítima

Prestar el servicio contratado —dar acceso, enviar los avisos que el producto necesita, conservar el historial de la documentación—, sobre la base de la ejecución del contrato con la organización que contrata Ziki.
Mantener la seguridad de la plataforma —registros de acceso, bloqueo de intentos abusivos, auditoría—, sobre la base de nuestro interés legítimo en operar un servicio seguro, y del de nuestros clientes en que lo sea.
Atender tus solicitudes, sobre la base de tu propia petición.

No hacemos perfilado ni decisiones automatizadas sobre las personas, no vendemos ni cedemos datos personales a terceros, y no usamos los datos de nuestros clientes para publicidad, propia ni ajena.

5. Los correos que envía la plataforma

Ziki envía exclusivamente correo transaccional, siempre disparado por una acción concreta dentro del producto: invitaciones a una cuenta, enlaces de activación, restablecimiento de contraseña y avisos de aprobación de contenido. Las categorías y la dirección desde la que salen están publicadas en la página del producto.

No enviamos boletines, promociones, resúmenes periódicos ni comunicaciones masivas, y el producto no incorpora ninguna función para hacerlo. Las direcciones no proceden de ninguna lista: las introduce, una por una, un administrador de la organización correspondiente. Al retirar a una persona de su organización cesa de inmediato todo envío hacia su dirección; si prefieres pedírnoslo directamente, escríbenos y lo gestionamos.

Una dirección que rebota de forma permanente, o desde la que se marca un mensaje como no deseado, queda suprimida automáticamente y no vuelve a recibir ningún envío.

6. Quién más interviene, y dónde están los datos

Trabajamos con el mínimo de proveedores posible. A día de hoy son:

Amazon Web Services (AWS) — alojamiento de la aplicación, base de datos, almacenamiento de los archivos adjuntos y entrega del correo transaccional. La infraestructura de Ziki está en la región us-east-1 (Virginia, Estados Unidos).
Google — únicamente si la organización activa el acceso con cuenta de Google, y solo para verificar la dirección de correo en el momento de entrar.

Que la infraestructura esté en Estados Unidos implica una transferencia internacional de datos desde el país de origen de nuestros clientes. La tratamos al amparo de las cláusulas contractuales del acuerdo de tratamiento de datos de AWS.

Sobre la capa de inteligencia artificial: la búsqueda semántica de Ziki funciona con un modelo que ejecutamos en nuestra propia infraestructura. El contenido de nuestros clientes no se envía a ningún proveedor externo de IA para ser procesado, vectorizado ni utilizado en el entrenamiento de modelo alguno.

7. Cuánto conservamos los datos

Datos de cuentas y contenido: mientras la organización mantenga contratado el servicio. A su terminación se eliminan o se devuelven, según lo que la organización indique y en el plazo pactado con ella.
Enlaces de invitación y de restablecimiento: son de un solo uso y caducan por sí solos en plazos cortos, sin que nadie tenga que intervenir.
Registros técnicos de acceso y auditoría: el tiempo necesario para su finalidad de seguridad y para atender las obligaciones legales que nos apliquen.
Correspondencia: mientras sea útil para el seguimiento del asunto tratado.

8. Cómo protegemos los datos

Todo el tráfico va cifrado en tránsito, y el correo se entrega exigiendo transporte cifrado.
Las contraseñas se almacenan transformadas con Argon2id, nunca en claro ni recuperables.
Cada organización está aislada de las demás, y ese aislamiento se aplica en la propia base de datos —no solo en el código de la aplicación—, con una batería de pruebas específica que impide incorporar cambios que lo debiliten.
El acceso de nuestro personal a la infraestructura es nominal, individual y temporal, y queda registrado.
Los permisos de contenido son restrictivos por defecto: lo que no se concede, no se ve.

9. Tus derechos

Puedes solicitar el acceso a tus datos personales, su rectificación, su supresión, la limitación u oposición a su tratamiento, y su portabilidad, en los términos que reconozca la normativa que te resulte aplicable.

Escríbenos a ziki@zenlatam.com y te responderemos en el plazo legalmente exigible. Si tus datos están en la instancia de una organización cliente, dirígete primero a ella —es su responsable— y nosotros la asistiremos en lo que necesite. Puedes además presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de tu país.

10. Cambios en esta política

Si la modificamos, publicaremos aquí la versión actualizada con su nueva fecha, y avisaremos a las organizaciones clientes cuando el cambio sea relevante para ellas.